Pomembnost personalne mape in varstva pri delu
Pred vključitvijo na razpisano delovno mesto oz. ob sklenitvi delovnega razmerja se mora vsak kandidat udeležiti usposabljanja za varstvo pri delu izpit moramo opraviti zato, ker daje delodajalcu vpogled na zdravstveno stanje in zmožnosti izbranega kandidata. S tem se delodajalec prepriča o zmožnostih svojih delavcev in jih usposobi za podpisano delovno mesto, za katero tudi vodi personalne mape zaposlenih.
Če teh map, kot delodajalec še niste ustvarili oz. jih še ne vodite, vam svetujemo, da to čim prej storite ter se tako izognete morebitnemu obisku inšpektorja.
Kaj so, in kaj vsebujejo personalne mape zaposlenih?
Personalne mape so dokumenti, v katerih vsi delodajalci vodijo vse potrebne podatke svojih zaposlenih, ki so pomembni za izpolnjevanje obveznosti in pravic iz javnega razmerja. To, da imate za vsakega delavca svojo, je zelo priporočljivo, saj je organizirano. In ker so vnaprej pripravljeni vsi dokumenti, obrazci in forme, ki jih je treba izpolnjevati po zahtevah zakonodaje ali pa so noter zato, da jih ne iščete, ko je to potrebno.
Kaj pa vsebujejo?
Dobra praksa, kaj vse mora vsebovati je takšna, vendar ni predpisana, je pa zelo priporočljiva:
- pogodba o zaposlitvi ter aneksi,
- dokumentacija povezana s procesom zaposlitve, vse do sprejema v delovno razmerje,
- dokazila o zdravstvenih pregledih, usposabljanju za varstvo pri delu, izpit in požarne varnosti,
- ter razno drugo dokumentacijo (dolžina letnega dopusta za posamezno koledarsko leto, kopija police za pokojninsko zavarovanje ter druge izjave, soglasja ter obvestila).
Če podamo primer delovne dokumentacije, ki mora biti prisotna za personalne mape, ko nekoga sprejmete v delovno razmerje:
- prošnja ter življenjepis zaposlenega;
- kopija potrdila o izobrazbi;
- prijava v obvezna socialna zavarovanja (M-1) ter izjava o prejemu kopije prijave;
- prijava potrebe po delavcu;
- zapis o obdobjih zavarovanja zaposlenega;
- obrazec ER-28 (poročilo o osebnih dohodkih delavca oz. izpis prejemkov);
- izjava o posredovanju osebnih podatkov;
- kopija potrdila o višini prevoza na delo in izjava zaposlenega;
- izjava zaposlenega o tem, da je seznanjen z internimi akti družbe, pri čem mora vsak akt vsebovati svoj podpis ter datum.
Če povzamemo, je potrebna: delovna dokumentacija ob sprejemu v delovno razmerje; pogodba o zaposlitvi in aneksi; zdravstveni pregledi, požarna varnost, varstvo pri delu, izpit, razno ter karierna mapa (v kateri so spravljena poročila o psihometričnih testih, strokovnih znanj, testi veščin, ocene kompetenc in pogodbe ter potrdila o izobraževanjih in usposabljanjih).
Te mape so lahko izredno obširne ali skromne, le s potrebnimi dokumenti. Vsak delodajalec si jo ureja po svoje, vendar z vednostjo, kaj vse mora vsebovati, v primeru, če pride inšpektor, ki vse to tudi pregleda.
Če ste v procesu še novi in bi potrebovali več informacij, je odlična praksa poslovno izobraževanje, kjer vam razložijo in vas podučijo vse od A-Ž glede personalne mape, kako voditi proces zaposlitve, kako arhivirati, kaj vse morajo vsebovati, in podobno.
Za varstvo pri delu izpit moramo opraviti, kdaj in zakaj?
Izpit iz varnosti in zdravja pri delu je pomemben postopek, kjer lahko delodajalec vidi, ali ste usposobljeni in pripravljeni za delo, na katero ste se prijavili. Če ustrezate potrebam dela in ste varstvo pri delu, izpit opravili z odliko, vas delodajalec lahko sprejme odprtih rok.
Ta izpit potrebujete, kadar:
- sklepate novo delovno razmerje,
- pred napredovanjem oz. razporeditvijo na drugo delovno mesto,
- ob morebitnem uvajanju nove tehnologije, ali sredstev za del,
- ob spremembi v delovnem procesu, ki povzroči spremembo varnosti pri samem delu,
- ob terminu, določenem v izjavi o varnosti z oceno tveganja.
Ta izpit morajo opraviti vse odgovorne osebe v podjetju (npr.: s. p., d. o. o. in gospodarske družbe), vsi zaposleni v podjetju, ter prav tako honorarno zaposlene osebe, kot so študentje, dijaki ali zaposleni po podjemni pogodbi.
POZOR!
Preverjanje usposobljenosti za varno delo se izvaja na vsaki 2 leti, saj po zakonu, le-ta ne sme biti starejši od dveh let. Če ste varstvo pri delu, izpit, že opravili pri prejšnjem delodajalcu, ga morate sedaj, kljub temu da še ni čas, opraviti ponovno za novega delodajalca, saj le-ta ni prenosljiv.
Dokumentacija, ki gre z roko v roki
Za popolno vodenje zaposlenega po zakonodajah gresta varstvo pri delu, izpit, ki ga opravite ter personalne mape, z roko v roki. Oboje je nujno potrebno za vodenje evidence, ki se mora redno obnavljati in posodabljati, kadar pride kakšna novost ali nadgradnja.
Pomembno je, da so vsi podatki o zaposlenem delavcu vpisani v evidence, zraven katerih morate kot delodajalec, redno vsak mesec vpisati vse stroške dela za vsakega delavca. Ti pa obsegajo:
- zraven podatkov, ki so zahtevani, še številko TRR, na katero delavec prejme plačo in druge prejemke;
- podatke o plačah in nadomestkih plač, ki delodajalca bremenijo;
- podatki o drugih stroških dela, kot so povračila stroškov, regres, nagrade, dodatna plačila, socialna varnost delavcev in podobno;
- podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca.
Za odlično organizacijo ter vodenje vseh potrebnih dokumentov vam svetujemo, da ste skrbni, resni in da jih redno posodabljate. Če ste v tem še dokaj novi, pa je odlična izbira kakšnega poslovnega predavanja na to temo, ki vam bo razkrila potrebna znanja in vas usmerila za pravilno delovanje, kot delodajalec. Vztrajnost in organiziranost sta ključ!