Vsa potrebna znanja za delodajalce

Vsak direktor podjetja mora biti seznanjen z vsemi potrebnimi informacijami o tem, kako se ustrezno vzpostavijo in izvajajo zakonsko obvezni interni akti podjetja. To velja tako za direktorje velikih kot tudi malih in srednje velikih podjetij. Z njimi pa morajo biti seznanjeni tudi kadroviki oziroma vodje kadrovskih služb ter vsi, ki bi v primeru obiska delovnega inšpektorja morali poskrbeti za vse potrebno, da jim ne bi to povzročalo nepotrebnih skrbi.

Ker je področje zelo obsežno in je težko dobiti vse potrebne informacije na enem mestu, je zato priporočljivo, da se vaše podjetje udeleži izobraževanj, ki vam jih ponujajo različni izvajalci, kot je na primer podjetje Openit.

   

Kako poteka postopek zaposlitve delavca?

Še eno zelo občutljivo področje, ki ga je nujno dobro poznavati, če ste delodajalec, je zagotovo področje zaposlovanja novih delavcev. Vedeti morate, kako javno objaviti delovno mesto, kako se lotiti samega postopka selekcije kadrov, kaj mora vsebovati kadrovski vprašalnik in podobno. Ravno tako je pomembno vedeti, kako ustrezno vzpostaviti, voditi in arhivirati personalne mape zaposlenih ter kako voditi kadrovske evidence.

Ali vaši kadroviki znajo napotiti delavca na zdravniški pregled? In ali so dobro seznanjeni z ustreznimi načini vodenja in ravnanja z občutljivimi osebnimi podatki, ki jih vsebujejo personalne mape? Vse to so izredno pomembna področja, ki jih je nujno dobro poznavati še pred samo objavo prostega delovnega mesta.

Ko delovni inšpektor ugotovi nepravilnosti

Pomembno je omeniti, da se delovna inšpekcija ne odziva le na posamezne prijave, ampak obiskuje vsa podjetja, ki si jih naključno izbere. Tako vas lahko nepričakovano obišče delovni inšpektor in vam v primeru ugotovljenih nepravilnosti naloži, da morate odpraviti napake. Vedeti morate, da ste vi kot delodajalec oziroma lastnik podjetja v podrejenem položaju in morate dokazati, da upoštevate vsa določila, ki jih narekujejo interni akti podjetja, ki ga vodite.

Torej v primeru ugotovljenih nepravilnosti, vas lahko delovni inšpektor pozove, da odpravite napake. V tem primeru boste morali vložiti nekaj truda, kar pomeni, da boste potrebovali tudi nekaj časa in denarja za odpravo napak. Vendar je to vsekakor bolje, kot da vas kaznuje s plačilom globe. V najslabšem primeru vas lahko doleti tudi kazenska ovadba, zato je nujno, da upoštevate vse opombe in navodila delovnih inšpektorjev.

Kaj vse določajo interni akti podjetja?

V njih je natančno določeno, kako lahko podjetje s svojim ravnanjem vzpostavi varno delovno okolje. Določajo pa tudi, kako pripraviti izjavo z oceno tveganja in tudi kako izdelati zdravniško oceno delovnih mest. Poleg tega interni akti podjetja vsebujejo ostale določbe, kot so na primer ukrepi v primeru nasilja tretjih oseb, akt o promociji zdravja na delovnem mestu, ukrepi v primerih, ko je potrebna prva pomoč, itd.

Sicer pa interni akti podjetja vključujejo tudi druge pravilnike, kot je na primer pravilnik o nagrajevanju, ki je lahko obvezen za vaše podjetje, ali pa pravilnik o fleksibilni sistematizaciji, s katero lahko poenostavite notranje prerazporeditve delavcev. Obstaja še veliko drugih priporočljivih zakonskih določil, ki vam lahko pomagajo pri razjasnitvi delovnih procesov.

Ali so obvezni za vse družbe?

Na splošno velja, da so zakonsko obvezni interni akti podjetja obvezni za vse pravne osebe. Razen določenih pravilnikov, ki niso obvezni za enoosebne družbe oziroma samozaposlene, kot na primer pravilnik o preverjanju alkohola ali pravilnik o mobingu.

Če se lotite priprave teh aktov, je izredno pomembno, da so ti pripravljeni tako, da so vam dejansko v pomoč pri doseganju in učinkovitosti vaših poslovnih procesov. Nekoristni ali neuporabni interni akti podjetja so sami sebi namen, zato jih pripravite res z namenom izboljšanja učinkovitosti vašega poslovanja.

Kaj so personalne mape in kaj običajno vsebujejo?

Gre za prav poseben izziv, s katerim se srečuje prav vsaka sodobna kadrovska služba. Njihov namen je vzpostaviti ažurno in celovito kadrovsko evidenco, v katero je na enem mestu zajeta vsa potrebna dokumentacija.

V evidenci personalne mape zaposlenega so tako zajeti vsi podatki, ki so pomembni za izpolnjevanje obveznosti in pravic, ki jih ima zaposleni v delovnem razmerju. Sama oblika personalne mape sicer zakonsko ni predpisana, vendar naj bi vsebovala pogodbo o zaposlitvi skupaj z vsemi aneksi, vse dokumente, ki so povezani s postopkom zaposlitve od sprejema v delovno razmerje, potrdila o zdravstvenih pregledih, in dokazila o usposabljanjih o varnosti in zdravju pri delu ter o požarni varnosti.

Kaj vse je potrebno vedeti?

Da bi vodenje vsake personalne mape bilo res zakonsko urejeno, morate biti natančno seznanjeni s tem, kako jih boste pravilno vzpostavili ter vodili in arhivirali. Ravno tako je potrebno vedeti, kaj morajo obvezno vsebovati in zakaj samo e-vsebine niso dovolj.

Pri urejanju in vodenju personalne mape zaposlenega pa je potrebno vedeti tudi, zakaj je pomembno datumsko zaporedje ter kako ravnati v primeru predaje dokumentov delavcu. Ne smete namreč pozabiti na vse zabeležke in izjave, ki morajo tudi biti vključene ob predaji.

Obvezno morate biti tudi seznanjeni z ustreznim načinom arhiviranja podatkov o vseh opravljenih zdravniških pregledih, saj ti podatki sodijo med najobčutljivejše osebne podatke, ki jih vsebujejo personalne mape. Zelo koristno pa se je še posebej seznaniti o nekaterih pravnih novostih na tem področju, zato je priporočljiva udeležba na izobraževalnih seminarjih, ki jih organizira podjetje Openit.